Que ce soit en propriété ou en location, le parc automobile occupe une position cruciale dans la vie de toute entreprise, souvent classé comme le deuxième ou le troisième poste de dépenses. L’optimisation de sa gestion offre à la fois :
Un avantage concurrentiel
La gestion du parc garantit un entretien régulier, un renouvellement approprié, et une image positive de l’entreprise. Elle réduit les temps d’immobilisation des véhicules, améliorant ainsi la productivité des utilisateurs, qu’il s’agisse de véhicules commerciaux, de services après-vente ou de transport.
Une réduction significative des charges
La complexité de la gestion d’une flotte automobile ne permet plus d’opérer à l’aveugle. Chaque décision impacte des enjeux financiers importants, tels que la taille et la composition du parc, la fréquence de renouvellement, le choix du financement, et les frais liés à son utilisation (carburant, assurance, maintenance, fiscalité, gestion administrative, etc.). Le gestionnaire de parc doit disposer d’outils automatisés et de tableaux de bord pour analyser les données et proposer des améliorations à la politique automobile, optimisant ainsi l’exploitation et les dépenses liées à chaque poste.
Maîtrise des coûts
Le suivi des consommations identifie les écarts entre les marques et modèles de véhicules, repère les abus potentiels et corrige les erreurs de facturation des fournisseurs de carburant. La gestion des sinistres mesure la sinistralité de la flotte, facilitant la mise en place d’une politique préventive pour réduire les incidents. Le suivi de l’entretien garantit le respect des préconisations des constructeurs et permet de différencier les bons des mauvais utilisateurs.
Fonctionnalités du système de gestion de parc automobile :
L’application sera développée sous forme de modules :
Module 1 : Classement des véhicules
- Recensement des informations administratives et financières pour chaque véhicule.
- Gestion des acquisitions (achat, leasing, location).
- Gestion des marques, gammes, conforts, et catégories de véhicules.
- Gestion des modèles avec des caractéristiques techniques détaillées.
- Gestion des fournisseurs de véhicules (concessionnaires, agences de location, sociétés de leasing).
- Gestion des véhicules de remplacement.
Module 2 : Gestion des utilisations
- Gestion des affectations, conducteurs, ordres de mission, activités, trajets, et zones.
Module 3 : Gestion des interventions
- Gestion des plans d’entretien, types d’interventions, visites techniques, suivi des immobilisations des véhicules.
Module 4 : Gestion des consommations
- Gestion des bons de consommation, cartes de consommation, affectation des cartes, historique des consommations, tableau de bord complet, analyse des anomalies, gestion des cartes de péages autoroutes, gestion des dépenses diverses.
Module 5 : Gestion juridique
- Gestion des véhicules adversaires, vignettes et taxes, assurances.
Module 6 : Gestion des alertes
- Alertes générales (assurances, vignettes, taxes, réformes, autorisations de circulation, carnets métrologiques, extincteurs, certificats de jaugeage).
- Alertes des opérations techniques, vidanges, en temps réel de dépassement de la marge de consommation carburant tolérée.
- Alertes des opérations administratives (affectations, assurances, taxes, permis de conduire).
- Alertes du plafond kilométrique et pneumatique des véhicules de location.
Module 7 : Rapports et statistiques
- Tableau de bord des états de sortie exportable vers Excel et PDF, incluant des rapports sur la liste des véhicules, par sous-parc, par marque, par gamme, par modèle, par confort, par catégorie, par région, par secteur, par direction, par département, etc.